Передача документов на государственное хранение

Есть две ситуации, которые требуют передачи документов на государственное хранение. Первая из них - это ликвидация государственной организации или органа, а также негосударственной организации по разным причинам, в том числе в случае банкротства. Во втором случае передача в Госархив осуществляется, если документы компании являются фондообразующими. Кроме того, данная услуга может потребоваться в случае, если организация не имеет собственных свободных площадей для размещения архива. Для негосударственных организаций обычно услуга оказывается на платной основе и может быть оказана государственным или муниципальным архивом.

Специалисты нашей компании могут помочь в решении данной задачи, мы поможем вам подготовить документы для передачи на государственное хранение. Вам не придется тратить время на оформление документов в соответствии с требованиями закона, а также углубляться в положения по ведению архива организации.

В рамках услуги мы берем на себя ответственность за все этапы подготовки бумаг к передачи: отбор, переплет, маркировка и прочие виды архивной деятельности.

Порядок передачи документов на государственное хранение

Подготовка документов проводится в несколько этапов:

• Экспертиза ценности документов. На этом этапе проверяется научная и культурная ценность документов, проводится отбор документов не подлежащих хранению - на уничтожение, а также сортируются дела по сроку их сбережения.
• Оформление дел в соответствии с установленным стандартом. Производится формирование и оформление дел, документы переплетаются в специальные папки. Этот этап требует особой подготовки специалиста и знания действующих правил, имеющих отношение к архивной деятельности и документам, передаваемым на хранение.
• Составление описей с включением научно-справочного аппарата. Готовые дела нумеруются и включаются в общую опись, которая должна быть составлена в четырех экземплярах. Только после этого можно передавать дела в архив, что мы также можем сделать за вас, задействовав собственный транспорт и минимум вашего времени - на оформление доверенности.

Прием и передача осуществляется сотрудником архива и представителем организации. На этапе приемки производится сверка наличия документов по описи, определяется физическое состояние дел. Только после того, как сотрудник архива убедится в соответствии состояния документов заявленным правилам, будет подписан акт-приемки. Наши специалисты в рамках услуги передачи документов на государственное хранение выполняет весь перечень работ, в том числе создают необходимое количество копий, определенное в “Основных правилах работы архивов организаций”.

Список документов по личному составу

1. Приказы или распоряжения по личному составу;
2. Лицевые счета или расчетные ведомости;
3. Личные карточки уволенных форма Т-2;
4. Трудовые договора, гражданско-правовые договора;
5. Личные дела уволенных;
6. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы);

1. Штатные расписания;
2. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги;
3. Табели учета рабочего времени, наряды при наличии работников вредных профессий;
4. Списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение.