Составление акта на уничтожение дел

В документообороте любой компании самый большой объем занимают документы с ограниченным сроком хранения (до 10 лет), по истечении которого бумаги должны быть уничтожены. Акт уничтожения дел является в большинстве случаев логическим завершением в процедуру экспертизы ценности документов, которые должны проводиться специалистами в области архивного дела. Связано это с тем, что в процессе экспертизы приходится иметь дело с самыми разными видами документов, ценность которых может быть неизвестна рядовому сотруднику компании.

В акте должно содержаться основание для утилизации документов — отсылка к источнику срока хранения, в качестве которого может выступить нормативные правовые акты или заключение экспертной комиссии. Предложение к формированию акта могут выдвигать структурные подразделения организации. Именно на их основе создается сводная запись. Чтобы руководителю компании не пришлось задействовать специалистов подразделений в разборе бумаг, мы направляем на место нашего специалиста, который руководствуется собственным опытом и знанием законодательной базы.

Форма акта о выделении документов и дел к уничтожению

В приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях приведена форма акта уничтожения. Акт не может быть сформулирован в свободной форме, а только по заранее заданному образцу, так как является документом.

Уничтожение документов следует проводить таким способом, который не допускает возможности полного или фрагментарного установления бумаг. Они не могут быть использованы в качестве черновиков или разрывать вручную. Обычно для этих целей используют промышленный шредер или передают бумаги в компании, предоставляющие услуги конфиденциального уничтожения документов.

Какие реквизиты должен включать акт?

Формуляр акта должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30—2003, в связи с чем вносятся следующие реквизиты:

• название организации;
• наименование документа (в данном случае это будет акт);
• дата события;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• по запросу, гриф утверждения;
• заголовок к тексту и сам текст;
• отметка о приложении (если приложение имело место быть);
• количество экземпляров;
• подписи и визы ознакомления;
• отметки о получении документа или его копии заинтересованным лицом.

Название документа начинается с указания типа - акт о/об, а датой является дата составления данного документа.

Наши специалисты имеют соответствующую квалификацию и достаточный опыт в работах по подготовке документов к процедуре уничтожения, а также знают как составить акт об уничтожении архивных документов, чтобы он не противоречил закону. Вы можете заказать услугу, связавшись с нами любым удобным способом: по номеру телефона, электронной почте или форму обратной связи. Менеджер сможет сказать ориентировочную стоимость на работу, уточнив у вас вводную информацию.